En tant que kiné libéral, vous avez été (ou vous serez) confrontés à la problématique des impayés. Il vous faudra alors adopter la solution la plus adaptée, pour que ces impayés ne prennent pas plus d’importance et qu’ils n’entravent pas la bonne gestion de votre activité.

Les impayés, un problème récurrent dans la gestion d’un cabinet de kinés libéraux ?

Le quotidien d’un kiné libéral implique de répondre à de nombreuses obligations dans bien des domaines. L’aménagement des salles de soins n’a pas moins d’importance que la gestion des appels téléphoniques, et la qualité des soins prodigués ne doit pas faire oublier que le kiné libéral doit aussi gérer l’aspect purement comptable. Que le kiné exerce seul ou en association avec d’autres confrères ou consœurs, qu’il ait choisi l’installation d’un cabinet libéral de kinésithérapie ou préféré rejoindre une maison de santé pluridisciplinaire (MSP), la gestion comptable de son activité reste un pré requis nécessaire et indispensable pour son avenir.

Le kiné libéral pourra s’occuper seul de cette gestion au quotidien, ou pourra s’appuyer sur un logiciel créé par et pour les kinés libéraux. Toujours est-il qu’il sera régulièrement confronté à une problématique récurrente pour la profession comme pour tous les indépendants : les impayés. Ne pas prendre conscience de l’importance de trouver une réponse adaptée et efficace pour régulariser ces derniers reste une menace pour le kiné libéral, qui constate alors une baisse de ses revenus sans pour autant qu’il ait amoindri sa charge de travail.

Des impayés de tiers payant ou des impayés d’assurés, un manque à gagner à évaluer !

Chaque situation est unique, et chaque kiné libéral a son approche pour gérer ses impayés. Cependant, on peut distinguer deux grands types d’impayés :

  • Les impayés de tiers payant
  • Les impayés de patients ou patientes

Les impayés de tiers payant, une organisation optimale pour une gestion assainie

Ces impayés résultent, le plus souvent, des mutuelles et plus rarement de l’Assurance Maladie elle-même. La gestion du tiers payant reste avant tout une tâche chronophage pour le kiné libéral, qui doit suivre le remboursement et réagir aux rejets et autres anomalies qui lui sont remontées. Bien que le traitement de ces derniers soit une charge (en temps et donc une charge financière pour le kiné), ces impayés de tiers payant sont, dans la quasi-totalité, des cas récupérés.

Les impayés des patients, une réaction adaptée et proportionnelle à adopter

Il peut en être autrement, lorsque ces impayés sont imputables aux patients et patientes du cabinet. La personnalisation de la réaction prend encore plus de sens ici. Cependant, le kiné se devra de réagir en réclamant son dû, sous peine de voir le montant des impayés augmenter dangereusement.

Quelle procédure suivre pour le recouvrement d’impayés en tant que kiné libéral ?

Tous les impayés ne sont pas dus à de mauvais payeurs, et le kiné libéral, comme toutes les professions indépendantes, le sait bien. Le client distrait, qui a oublié son chéquier lors de la dernière séance de kiné, réagira dès lors que le kiné lui souligne cet oubli. C’est pourquoi, la première démarche à accomplir en cas d’impayé reste d’adresser un courrier simple au patient, en lui rappelant le montant des honoraires dus. Dans la majorité des cas, cette lettre simple suffira à recouvrir l’impayé concerné. Mieux vaut toutefois préférer le courrier simple à un coup de téléphone, puisqu’en la matière, l’écrit laisse une trace physique et opposable à la partie adverse.

Si le patient ne réagit pas à cette première lettre, une seconde lettre de rappel devra lui être adressée, en lui rappelant ses obligations et en soulignant que sans réaction de sa part, une lettre recommandée avec accusé de réception lui sera envoyée. Cette lettre recommandée devra mentionner qu’il s’agit bien d’une mise en demeure qui est faite au patient. Là encore, le kiné libéral préviendra son patient, qu’en cas de non-réaction de sa part, la saisine du tribunal d’Instance  (ce dernier remplace le juge de proximité depuis l’été 2017) sera effectuée. La saisine du tribunal d’Instance est simplifiée puisqu’il suffit au kiné libéral de faire une demande au greffe du tribunal,  dès lors que le montant de l’impayé ne dépasse pas 4.000 €.

Gérer un impayé est donc bien une tâche chronophage pour le kiné libéral, d’autant plus que les 4 étapes de cette gestion (1. Lettre simple, 2. Lettre de rappel, 3. Mise en demeure, 4. Saisine du tribunal d’instance) rendent la procédure longue. Il existe pourtant des solutions pour accélérer le recouvrement des impayés mais aussi pour optimiser la gestion de ces derniers, solutions sur lesquelles nous reviendrons dans notre prochain billet.

En attendant, dites-nous comment vous gérez ces impayés ? Quelle part cela représente-t-il dans la gestion de votre cabinet de kiné libéral ?